Supported By
nbsp;nbsp;
Rabu, 25 Februari 2015
Laporan Kunjungan Lapangan di Rumah Sakit Dr. Sardjito - Jogja
PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT (RSUP) Dr. SARDJITO YOGYAKARTA
Tinjauan Terhadap Sistem dan Sub Sistem Rekam
Medis
LAPORAN KUNJUNGAN LAPANGAN
SEMESTER 1 TAHUN AKADEMIK 2014 / 2015
Disusun oleh :
Nama : Andi Yulianto
NIM : 2014.006
AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN
CITRA MEDIKA SURAKARTA
2015
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas
kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah yang telah dilimpahka-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan hasil kunjungan
lapangan di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito Yogyakarta. Pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1.
dr. Mochammad Syafak Hanung, Sp.A
selaku direktur RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta.
2.
Tominanto, S.Kom., M.Cs selaku
direktur Apikes Citra Medika Surakarta.
3.
dr. Agnes Muryanti, Sp.A selaku
kepala Instalasi Catatan Medis RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
4.
Ratini setyowati, S.Pd. MA selaku dosen pembimbing laporan.
5.
Seluruh Staf dan karyawan RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta yang telah memberikan izin dan membantu selama kunjungan.
6.
Orang Tua penulis yang telah
memberikan dukungan moril maupun materil.
Rekan-rekan
mahasiswa dan mahasiswi APIKES Citra Medika Surakarta, serta pihak-pihak lain
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih
banyak kesalahan dan kurang sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan
kritik yang membangun demi kesempurnaan penyusunan laporan di lain hari.
Semoga
laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan penulis.
Surakarta, Januari 2015
Penulis
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Coding Color Pada Filing................................................................. 23
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Alur TPPRJ.............................................................. 19
Gambar 3.2 Alur TPPRI.............................................................. 20
Gambar 3.3 Lembar Kekurangan................................................. 22
Gambar 3.4 Kartu Peminjam Status............................................ 25
DAFTAR LAMPIRAN
Gambar Struktur
Organisasi Rumah Sakit
Gambar Struktur Organanisasi
Rekam Medis
Gambar Halaman Depan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
Gambar Tempat Pendaftaran dan
Administrasi Pasien
Gambar Pelayanan Surat
Keterangan Medis
Gambar Ruang Assembling
Gambar Ruang Coding dan
Indexing
Gambar Ruang Penelitian
Gambar Ruang Filing /Tempat
Penyimpanan DRM
Gambar KIB dan KIUP
DAFTAR SINGKATAN
RSUP : Rumah Sakit Umum Pusat
SNS : Serial Numbering System
UNS : Unit Numbering System
SUNS : Serial Unit Numbering System
DRM : Dokumen Rekam Medis
SNF : Straight Numerical Filing
TDF : Terminal Digit Filing
MDF : Middle Digit Filing
TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
URJ : Unit Rawat Jalan
SDM : Sumber Daya Manusia
IPTEK : Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
KIB : Kartu Identitas Berobat
KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien
ICD : Internasional Clasification Of Diseasea rev-
PNS : Pegawai Negeri Sipil
DepKes : Departemen Kesehatan
PP : Peraturan Pemerintah
BUMN : Badan Usaha Milik Negara
SHRI : Sensus Harian Rawat
Inap
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam medis merupakan
salah satu bagian dari rumah sakit yang sangat penting dan merupakan jantung
dari rumah sakit agar dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pasien rumah
sakit. Sebagaimana yang telah di cantumkan dalam Permenkes No. 749/Menkes/Per/XII/1989, Bab II
pasal 2 yang isinya “ Setiap sarana pelayanan kesehatan yang melakukan
pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib mernbuat rekam medis". Hal ini membuktikan bahwa pentingnya unit rekam medis di sarana pelayanan
kesehatan. Selain itu dokumen rekam medis
merupakan hal penting yang harus dimiliiki pasien karena merupakan kumpulan
catatan identitas dan riwayat pemeriksaan dan pengobatan yang dijalani oleh
pasien di rumah sakit.
Dokumen rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya.
Sebagaimana yang di teteapkan dalam UU No.29 tahun 2002 pasal 47 “Dokumen rekam medis adalah
milik dokter/dokter gigi tetapi isinya milik pasien“.
Tujuan rekam medis adalah tercapainya
tertib pelayanan administrasi dalam rangka pelayanan kesehatan rumah sakit.
Kegunaan rekam medis biasa dikenal dengan singkatan “ALFRED” yaitu Administration
(Administrasi), Legal (Hukum), Financial (Keuangan), Research
(Penelitian), Education (Pendidikan),
Documentation (Dokumentasi).
Kunjungan
lapangan ke RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta merupakan salah satu program tahunan
APIKES Citra Medika Surakarta. Karena RSUP merupakan rumah sakit pusat dan
rumah sakit pendidikan yang mempunyai akreditasi A, yang mana telah menerapkan
sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan LAN dalam sistem informasi rumah
sakit. Oleh karena itu saya mengambil judul “Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Tinjauan Terhadap Sistem dan
Subsistem Rekam Medis di RSUP Dr. Sardjito
Yogyakarta”
B.
Rumusan Masalah
Penyusunan laporan ini dapat kita ambil
rumusan masalah tentang, bagaimana pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan di RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta ditinjau dari Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis?
C.
Tujuan
Kunjungan Lapangan di RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta ini mempunyai dua
tujuan yaitu :
1. Tujuan Umum
Tujuan Umum di
adakan kunjungan ini adalah untuk memperoleh gambaran mengenai pengelolaan
rekam medis dan sistem informasi kesehatan secara langsung.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui
sejarah perkembangan Rekam Medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
b. Mengetahui
bagian – bagian Instalasi Rekam Medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
c.
Mengetahui sistem dan subsistem Rekam Medis di RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta
D. Manfaat
a.
Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukkan dan
pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan kesehatan bagi pasien dirumah sakit
b.
Bagi Akademik
Menambah referensi
bagi perpustakaan dan sebagai masukkan untuk meningkatkan mutu pendidikan dan kelulusannya
c.
Bagi Mahasiswa
1.
Menambah pengalaman dan dapat membandingkan antara teori yang
diajarkan dengan keadaan dilapangan
2. Menambah
wawasan keilmuan rekam medis lebih
luas dengan melihat kondisi
yang ada dilapangan
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup
Keilmuan
Alur Prosedur Rekam Medis dan Informatika
Kesehatan
2. Lingkup
Materi
Pengelolaan
dan Pelayanan Rekam Medis Kese hatan
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta
3. Lingkup
Lokasi
RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta yang berada di Jl. Kesehatan 1 Sekip Yogyakarta
4. Lingkup
Obyek
Catatan Rekam
medis Kesehatan di RSUP Dr. Sardjito yogyakarta
5. Lingkup
Waktu
Hari dan
Tanggal : Kamis, 22 Januari 2015
Waktu : 07.00 - 14.00
|
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Sejarah
Rekam Medis
Rekam medis merupakan catatan dan ingatan tentang
praktik kedokteran yang telah ditemukan atau diketahui manusia sejak
25.000 tahun sebelum masehi atau sejak praktik kedokteran atau
pengobatan. Rekam medis sudah diganti sebagai dasar-dasar pembelajaran ilmu
kedokteran oleh Hipocrates sejak 450 tahun sebelum masehi yang menyimpan
hasil pemeriksaan pasien, mencatat hasil penemuannya.
Rekam medis di Indonesia telah ada sejak pra
kemerdekaan, namun dalam hal pencatatan belum baik. Pada tahun 1972-1989
penyelenggaraan rekam medis masih belum berjalan seperti yang diharapkan.
Adanya PP No 10
tahun 1960 yang mewajibkan setiap petugas kesehatan untuk menyimpan dan menjaga
berkas rekam medis pasien sehingga kerahasiaan dokumen rekam medis dapat
terjamin.
B.
Sistem Dan
Sub Sistem Rekam Medis
Beberapa
kumpulan unsur-unsur yang menjadi satu dan saling berhubungan untuk mencapai
tujuan sistem yang bersangkutan. Menjalankan suatu prosedur sistem diperlukan
suatu kebijakan dan ketentuan peraturan serta pedoman agar tujuan dapat
tercapai secara efektif dan efisien.
Berikut ini adalah sistem dan sub sistem didalam
rekam medis :
1. Sistem Penamaan
Nama merupakan suatu identitas yang paling pokok dalam
diri seseorang. Nama juga dapat membedakan antara orang yang satu dengan orang
yang lain. Suatu bangsa, suku, atau Negara mempunyai cara dan ciri
tersendiri didalam penulisan nama seseorang (Shofari:2004).
2. Sistem Penomoran
Menurut Shofari (2004) ada
tiga sistem pemberian nomor (Admission Numbering System), yaitu:
a. Penomoran Cara Seri
Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial
Numbering System (SNS) adalah suatu sistem penomoran dimana setiap pasien
yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan nomor baru dan
nomor yang telah diberikan kepada pasien dicatat pada kartu indeks utama pasien
yang bersangkutan.
b. Penomoran Cara Unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan UNS (Unit Numbering System) adalah sistem penomoran yang
memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan maupun pasien rawat
inap, gawat darurat dan bayi baru lahir. Setiap pasien mendapat satu nomor pada
saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau puskesmas dan digunakan
untuk selamanya.
c. Penomoran Cara Seri Unit
Pemberian nomor dengan seri unit atau dikenal dengan SUNS (Serial
Unit Numbering System)
adalah sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, dimana setiap pasien datang ke rumah sakit diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis
terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru.
3. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan yaitu suatu cara penyimpanan berkas
rekam medis yang berisi data dan informasi hasil pelayanan dari pasien secara
individu yang dimasukkan kedalam folder atau map.ditinjau dari pemusatan
atau penyatuan DRM penyimpanan dibagi menjadi dua :
a. Sistem Sentralisasi
Sentralisasi yaitu suatu cara penyimpanan
berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan. Dokumen rekam medis
rawat jalan dan rawat inap disimpan menjadi satu dalam satu folder
atau map.
b. Sistem Desentralisasi
Desentralisasi suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan antara DRM rawat inap, DRM
rawat jalan, dan DRM gawat daruarat pada folder tersendiri dan ruangan
tersendri pula.
4. Sistem Penjajaran
Menurut Shofari (2004)
sistem penjajaran yaitu suatu cara penyimpanan DRM kedalam rak penyimpanan yang
disusun berdiri sejajar atau satu dengan yang lainnya.
Penjajaran nomor DRM ada tiga cara yaitu :
a. Straight Numerical Filing (SNF)
SNF yaitu
sistem penyimpanan dengan cara menjajarkan folder DRM berdasarkan
urutan langsung nomor rekam medis atau secara berturut-turut sesuai dengan
urutan nomornya.
Misalnya : 00-00-01
00-00-02
b. Terminal
Digit Filing (TDF)
TDF yaitu
suatu sistem penyimpanan DRM dengan menjajarkan folder berdasarkan pada
kelompok dua angka terakhir
Misalnya : seksi
23
seksi 02
08-04-23
25-11-02
09-04-23
26-11-02
c. Middle Digit Filing (MDF)
MDF yaitu
suatu sistem penyimpanan DRM dengan menjajarkan folder DRM berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.
Misalnya : 40-70-28
40-70-29
C.
Sistem
Penerimaan Pasien
1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
(TPPRJ)
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau
tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran
pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah
sebagai pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi
kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi, kenyamanan ruang
tunggu dan lain-lain (Shofari, 2004).
2. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap
Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI)
atau ruang penerimaan pasien rawat inap (RPP) atau pusat informasi rawat inap
atau pusat rumah sakit adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya
mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap. Sistem pelayanan
TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat inap yaitu semua pasien rawat inap
harus melalui pemeriksaan rawat jalan atau gawat darurat, atau TPPRI dapat
menerima pasien langsung selain melalui pasien dan rawat jalan dan gawat
darurat (Shofari, 2004).
D.
Sistem
Pengelolaan Data Rekam Medis
a. Assembling (Perakitan)
Bagian
assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran dan fungsi
assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam
medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali
penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Shofari, 2004).
b. Coding dan Indexing
Coding dan indexing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang
berperan sebagai pencatat dan peneliti kode penyakit dan diagnose yang ditulis
dokter, kode operasi atau tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas
kesehatan lainnya, kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan
dokter. Serta mencatat dan menyimpan indeks penyakit, operasi atau tindakan
medis, sebab kematian dan indeks dokter dan penyedia informasi nomor-nomor
rekam medis yang memiliki jenis penyakit, operasi atau tindakan medis sebab
kematian yang sama berdasarkan indeks yang bersangkutan untuk berbagai
keperluan (missal audit medis, audit kematian dan audit keperawatan), serta
pembuat laporan penyakit dan laporan kematian berdasarkan indeks penyakit, operasi
dan sebab kematian (Shofari, 2004).
c. Analising dan Reporting
Analising dan reporting adalah salah
satu bagian dalam rekam medis yang tugasnya mengumpulkan data kegiatan dari
unit pelayanan kesehatan. Berfungsi untuk menganalisa semua data rekam medis
yang masuk ke unit rekam medis untuk diolah menjadi sebuah informasi yang
disajikan dalam bentuk laporan guna mengambil keputusan manajemen.
(Shofari, 2004).
d. Filing
Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis. Peran dan
fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM
untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi
data rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan bahayan kerusakan
fisik, kimiawi dan biologi (Shofari, 2004).
BAB III
HASIL
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
1. Sejarah
RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta merupakan gabungan dari
empat Rumah Sakit milik Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada (UGM) yang memiliki disiplin ilmu dan format
rekam medis yang berbeda serta letaknya yang terpisah. Rumah Sakit tersebut yaitu :
a. Rumah Sakit di
Pugeran, merupakan rumah sakit dengan disiplin ilmu kedokteran anak.
b. Rumah Sakit di
Mangkuwilayan, merupakan rumah sakit dengan disiplin ilmu bedah.
c. Rumah Sakit di
Mangkuyudan (Obsgyn), merupakan rumah sakit dengan disiplin ilmu kandungan.
d. Rumah Sakit di Loji
kecil, merupakan rumah sakit dengan disiplin ilmu kedokteran mata.
Dengan adanya usulan dari Dr. Sardjito pada tahun 1974,
keempat Rumah sakit tersebut tergabung
menjadi satu dalam satu wilayah. Kemudian
dijadikan sebagai rumah sakit pendidikan bagi dokter dan dokter ahli pada
tahun 1976. Rumah sakit tersebut diberi nama RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta yang
diresmikan pada tanggal 8 Februari 1982 oleh Presiden Soeharto dengan tipe B
pendidikan.
Pada tahun 1982-1993 menjadi UPT-Depkes, tahun 1993-1998 UPT-Depkes Swadana Non PNBP, tahun
1998-2000 menjadi PNBP, dan mulai tahun 2000-2005 RSUP Dr. Sardjito berubah menjadi Perjan
(BUMN), tahun 2006-2009 UPT Depkes BLU RS.
Seiring berkembangnya dunia kedokteran dan dengan adanya tenaga rekam medis
yang terampil, maka dilakukan perombakan cara kerja atau alur dan prosedur
rekam medis melalui tahap, yaitu :
a.
Tahap I :
Sistem Pendaftaran dan KIUP masih manual
b.
Tahap II :
Sistem Pendaftaran masih manual, langsung dientri di
komputer
c.
Tahap III : Sistem pendaftaran sudah
menggunakan komputerisasi
Semua formulir yang ada di RSUP Dr. Sardjito merupakan formulir kertas yang
diisi secara manual. Pada tahun 1985 rumah sakit ini mengganti sistem
penyimpanannya sentralisasi dan dengan menggunakan sistem penomoran.
Unit Numbering
System agar mendapatkan kesinambungan riwayat pasien. Serta sistem penyimpanan
dan penjajarannya menggunakan Terminal
Digit Filing System dan Colour
coding untuk mencegah missfile atau keliru
simpan.
Namun karena semakin banyaknya pengunjung dan teknologi
yang berkembang begitu pesat, maka dimulailah sistem pengkomputerisasian.
Dimulai pada tahun 1987, yang hanya terdapat satu buah PC (Personal Circuit). Yang digunakan di bagian analising dan
reporting untuk mengolah laporan. Tahun 1994 RSUP Dr. Sardjito pertama
kali menggunakan Local Area Network (LAN) untuk membuat
indeks dan Karlu Indeks Utama Pasien (KIUP). Dan pada tahun 2004 LAN lebih,
luas digunakan pada tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ).
2. Visi
dan Misi RSUP Dr. Sardjito
Adapun Visi dan Misi Rumah Sakit Umum
Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta adalah :
a.
VISI
Menjadi salah satu rumah sakit unggulan dalam
bidang pelayanan, pendidikan dan penelitian di Asia Tenggara yang bertumpu pada
kemandirian.
b.
MISI
1)
Memberikan
pelayanan yang paripurna, bermutu dan terjangkau dalam masyarakat.
2) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan di
bidang kesehatan untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.
3) Menyelenggarakan penelitian dan
pengembangan IPTEK kesehatan yang berwawasan global.
4) Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
5)
Meningkatkan
pendapatan untuk menunjang kemandirian rumah sakit.
3. Struktur
Organisasi
Rekam medis
diorganisasikan dan dikelola untuk mendukung pelayanan medis yang efektif dan
dapat menjalankan tugas dan perannya secara optimal. Kedudukan sub
bagian rekam medis dalam struktur organisasi rumah sakit adalah merupakan sub
bagian dari bagian SDM dan
pendidikan. Sub bagian rekam medis dipimpin oleh seorang
dokter yang dibantu oleh staf
rekam medis yang terbagi dalam urusan :
a. Registrasi
b.
Peminjaman berkas
c.
Distribusi
d.
Assembling dan verifikasi
e.
Koding dan indeks rawat jalan
f.
Koding dan indeks rawat inap
g.
Penggabungan
h. Filing
i.
Pelaporan
j.
SHRI (Sensus Harian Rawat Inap)
k.
Pelaporan penyakit
l.
Penyusutan
m.
Logistik dan inventaris
n.
Surat keterangan medis
B.
Sistem dan
Sub Sistem Rekam Medis
1. Sistem
Penamaan
Sistem penamaan Di RSUP Dr. Sardjito menggunakan sistem nama asli, sesuai dengan kartu
identitas ( KTP).
2. Sistem
Penomoran
Sistem penomoran
yang digunakan adalah Unit Numbering System (UNS).
3. Sistem Penjajaran
Sistem penyimpanannya menggunakan sistem penjajaran Terminal
Digit Filiing (TDF) dan kode warna.
4. Sistem Penyimpanan
Penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan sistem Sentralisasi.
5. Sistem Penyusutan dan Retensi
Penyusutan dan retensi adalah kegiatan pengurangan jumlah formulir yang
terdapat di dalam rekam medis dengan cara memilah-milah nilai guna dari
tiap-tiap formulir atau dengan memisahkan dokumen rekam medis aktif dengan
dokumen rekam medis inaktif. RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta belum pernah
melakukan pemusnahan karena dalam pemusnahan DRM di perlukan tim pemusnah yang
berhak melakukannya, selain memakan waktu dan biaya juga kesibukan tim pemusnah
yang tidak bisa dihindari. Itulah sebabnya di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta
belum pernah melakukan pemusnahan.
Data-data yang tidak dimusnahkan atau tetap diabadikan
antara lain :
1.
Kejadian kelahiran bayi
2.
Adanya penyakit-penyakit tertentu
3.
Ringkasan masuk dan keluar pasien
4.
Resume penyakit
5.
Lembar operasi
6.
Indeks
7.
KIUP dan Register
8.
Lembar persetujuan
9.
Lembar kematian
C.
SISTEM
PENERIMAAN PASIEN
1. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
(TPPRJ)
TPPRJ merupakan tempat pendaftaran dan pemberian informasi data
pasien kepada petugas pendaftaran di TPPRJ.
Bagian ini yang bertanggung jawab
terhadap kebenaran data dan informasi identitas pasien rawat jalan. Pasien
ditanya dan dimintai keterangan mengenai identitas pribadi yang benar untuk
keperluan kelengkapan data di rumah sakit. pasien
lama harus menunjukan KIB kepada petugas TPPRJ jika pasien lama lupa membawa KIB maka akan dilihat
datanya dan KIUP yang disimpan oleh rumah sakit, jika pasien baru maka akan mendapatkan KIB, KIUP, dan buku register. TPPRJ juga bertugas untuk memberikan
informasi bahwa pasien wajib membawa KIB setiap akan melakukan pemeriksan di
rumah sakit tersebut. Setelah pasien selesai di pendaftaran, maka pasien akan
di tunjukan oleh petugas TPPRJ kemana arah poliklinik yang di tuju oleh pasien.
Apabila pasien tidak ingin dan tidak di harusan menjalani rawat inap, maka
pasien tersebut diperbolehkan pulang. Sedangkan apabila
pasien ingin di rawat inap maka pasien
tersebut harus mendaftar ke TPPRI. Dokumen yang di bawa oleh TPPRJ antara lain
:
1.
KIB
(Kartu Identitas Berobat)
2.
KIUP
(Kartu Indeks Utama Pasien)
3.
Formulir
rawat jalan yang diberikan oleh petugas TPPRJ ke poliklinik yang dituju pasien.
TPPRJ dan URJ melakukan sensus harian. TPPRJ hanya melakukan sensus
harian mengenai data pasien, sedangkan URJ melakukan sensus harian mengenai
pelayanan atau evaluasi dan efisiensi kerja.
Adapun alur atau
jalanya di TPPRJ adalah sebagai berikut :
1.
Pasien datang dan mengisi kartu pasien.
2.
Kartu pasien di masukan dalam komputer.
3.
Keluar identitas pasien.
4.
Ditulis dibuku distribusi.
5.
Pasien mendapatkan
kartu baru.
1. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap
TPPRI Merupakan tempat penerimaan
sekaligus pengaturan pasien Rawat Inap. TPPRI erat kaitanya dengan Unit Rawat
Inap dimana bagaian ini memberikan informasi tentang bangsal atau ruangan, tempat
tidur kosong dan kelas perawatan yang diinginkan pasien yang sesuai dengan admission note. TPPRI tempat pendaftaranya khusus yang
PNS, Jamkesmas, dan Jamkesos Beda dengan yang umum. Jika
TPPRJ dapat menerima pasien langsung dari dokter, maka ruang Filing harus dibuka selama 24 jam dan
fungsi TPPRI harus dapat dijalankan disini.
Jika TPPRI menerima pasien langsung, maka formulir tambahan
yang disediakan adalah:
1.
Buku catatan nomor Rekam Medis
2.
Kartu indeks Berobat (KIB)
3.
Kartu indeks Utama Pasien (KIUP)
RSUP Dr.Sardjito
mempunyai banyak bangsal, kelas, serta tempat khusus (ruang isolasi). Dari
tempat-tempat tersebut memiliki jenis serta tingkat periwayatan pasien berbeda
– beda.
A. SISTEM PENGELOLAAN DATA REKAM MEDIS
1. Assembling
Assembling adalah
bagaian di instalasi rekam medis yang bertugas meneliti dan menganalisa kelengkapan
dokumen rekam medis (DRM) yang telah dikembalikan di Unit Rawat Jalan (URJ)
maupun di unit Rawat Inap (URI) bersama sensus harian, serta mengendalikan
nomor rekam medis bertujuan agar pasien tidak mendapatan nomor lebih dari satu.
RSUP Dr.Sardjito, dokumen Rekam Medis (DRM) yang dikembalikan rangkap dua yaitu
ICM ada untuk instalasi bgaian bersangkutan. Dalam penyerahannya harus di tulis
tanggalnya lalu para petugas melakukan paraf. Dokumen tersebut disusun menurut
standar penyusunan lalu masuk ke komputer. Setelah lengkap dokumen rekam medis
(DRM) diserahkan ke bagian coding untuk
dilakukan pengkodean. Sedangkan sensus harian ke bagian Analising Reporting.
2. Verifikasi
Pada bagian verifikasi ini
berfungsi untuk mengecek kembali berkas-berkas rawat inap dan kelengkapanya. Adapun
untuk mengecek atau menyamakanya dengan data yang ada di komputer maka cukup
ditulis No.Rekam Medis pasien saja di computer setelah itu dilihat apakah sudah
sesuai belum, setelah sama antara identitas pasien pada berkas rekam medis
dengan komputer langkah selanjutnya adalah melihat atau mengecek
tanda tangan dokter yang merawat.
Apabila dalam berkas tersebut ada kekurangan baik tanda tangan dokter
atau ringkasan masuk dan keluar maka berkas dokumen tadi wajib dikembalikan
dengan dilampirkan lembaran kekurangan
1. Coding
dan Indexing
Coding dan Indexing
berfungsi sebagai peneliti dan pengoreksi penulisan kode penyakit dan tidakan
atau operasi. Mencari kode penyakit petugas rekam medis menggunakan ICD X (Internasional Clasification Of Diseasea
rev-
) Di RSUP
Dr. Sardjito dalam menentukan kode penyakit petugas sudah menggunakan
komputerisasi dalam menetukan suatu penyakit petugas hanya memasukan kata kunci
suatu penyakit (Leadterm) yang benar setelah itu tinggal di enter sudah
muncul nama penyakitnya dan kodenya di samping itu juga memakai ICD-X Volume 1
dan 3, dan kalau untuk tindakan
menggunakan ICOPIM dan ICD–9.
2. Analising
dan Reporting
Di bagian ini
merupakan terminal dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data-data rekam
medis seperti: data pasien dan semua data yang ada di rumah sakit. Semua
data yang telah masuk ke unit rekam medis ini Akan diolah menjadi informasi
yang akan disajikan dalam bentuk laporan guna pengambilan keputusan mangement
dirumah sakit.
3. Filing
Filing adalah suatu ruanagan di unit
rekam medis yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan retensi dan pemusnahan
dokumen rekam medis selain itu filing
juga menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap isinya sehinggga dapat
memudahkan penggunan mencari informasi sewaktu-waktu.
RSUP Dr. Sardijto
dalam penjajarannya menggunakan sistem Terminal
Digit Filiing (TDF) yaitu menggunakan dua digit angka terakhir sebagai
pedoman.
Selain menggunakan dua digit angka terkhir dirumah sakit tersebut juga
menggunakan sistem kode warna (Coding
Color) dalam proses penyimpanan.
Warna-warna ini
digunakan sesuai nomor rekam medis dua digit terakhir yang ditempelkan pada map
atau folder bagian depan.
Warna-warna
ini berfungsi suntuk mengetahui apakah penyimpanan sudah sesuai tempatnya atau
belum.
Guna mempermudah pengembalian dokumen rekam medis, maka
setiap dokumen harus disisipkan TRACER (Kartu
penunjuk kemana dokumen keluar) terlebih dahulu Warna tracer yang digunakan:
1.
Hijau dan biru : Rawat jalan
2.
Merah dan orange : Penelitian
3.
Hitam : Penggabungan
Adapun isi tracer adalah sebagai berikut:
1.
Nomor Rekam Medis
2.
Nama Lengkap
3.
Penyakit
4.
Tanggal Kunjungan
RSUP Dr.Sardjito dalam
penyimpanan berkas dokumen rekam medis menggunakan sistem rak terbuka. Sebelum
menggunakan rak terbuka sebenarnya tempat penyimpanannya menggunakan rak
tertutup tetapi karena banyaknya dokumen pasien dan raknya tidak mampu
menampung sehingga rak yang digunakan adalah rak terbuka selain itu dengan
digunakanya rak terbuka lebih dapat memudahkan petugas mengambil dan mengecek
dokumen rekam medis yang tersimpan.
Selain itu proses
penyimpanannya menggunakan sistem Sentralisasi
yaitu semua data-data dari Unit Rawat jalan maupun Rawat Inap dijadikan satu
untuk kemudian diolah menjadi satu informasi rumah sakit.
1. Penelitian
Penelitian
berfungsi meneliti mengecek apakah ada dokumen rekam medis yang keluar dari
ruang rekam medis atau tidak. Biasanya dokumen rekam medis yang boleh keluar
dari ruang rekam medis adalah dokumen yang benar-benar dibutuhkan seperti:
1.
Untuk penelitian
2.
Laporan kasus
3.
Pasien yang modok lagi
Petugas yang ingin meminjam biasanya diberi kartu peminjam.
1. Surat
Keterangan Medis
Di rumah sakit umum pusat Dr. Sardjito
ada 4 macam keterangan medis
yaitu:
1.
Surat Asuransi
Apabila pasien masuk kerumah sakit
dengan membawa surat asuransi maka pasien wajib melampirkan surat-surat lain
yaitu:
a.
Surat Permohonan dari kantor polisi yang ditunjukan ke
rumah sakit
b.
Surat kuasa, adapun pengisian surat kuasa, jika:
1.
Di isi oleh pasien maka harus dilampirkan foto copy KTP pasien beserta materai
6000
2.
Di isi oleh ahli waris, jika:
a)
Suami dan Istri harus dilengkapi akte nikah
b)
Orang tua dan Anak harus dilengkapi akte kelahiran
2.
Surat Jasa Raharja
Apabila pasien datang ke rumah
sakit dengan membawa surat jasa raharja, maka persyaratannya sama dengan
persyaratannya yang ditunjukan pada pasien yang membawa surat asuransi
namun permohonan diwajibkan datang sendiri dan mengisi formulir:
a.
Jika pasien sendiri maka dilampirkan foto copy KTP pasien dengan materai 6000
b.
Jika ahli waris:
1)
Suami dan Istri diminta melengkapi akte nikah
2)
Orang Tua dan Anak diminta melengkapi akte kelahiran
3.
Duplikat surat
kematian
Apabila pemohon ingin meminta duplikat
syarat
kematian saudara dan kerabat dari rumah sakit maka pemohon wajib memenuhi
persyaratan dari rumah sakit.
Adapun persyaratan sama sengan pada
surat asuransi namun wajib dilampirkan surat lain diantaranya:
a.
Laporan kehilangan dari kantor polisi
b.
Foto copy
perincian rawat inap
c.
No.Rekam Medis pada rawat jalan
4.
Duplikat surat kelahiran
Untuk meminta duplikat surat kelahiran, adapun
persyaratan yang ditunjukan kepada sama dengan persyaratan yang ditunjukan
kepada pemohon sama dengan persyaratan yang diajukan kepada pemohon yang meminta
duplikat surat kematian.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam kunjungan lapangan ini banyak wawasan dan pengetahuan
yang penulis dapatkan adapun kesimpulan dari pelaksanaaan kunjungan ini yaitu:
1. Pada
awal berdirinya Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta, sistem
penyimpanan Dokumen Rekam Medis (DRM) masih menggunakan sistem desentralisasi. Kemudian tahun 1985 berubah menjadi sistem
sentralisasi sampai sekarang.
2.
Unit
pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta
meliputi: Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap, Tempat Penerimaan Pasien Rawat
Jalan. Assembling, Verifikasi, Coding and Indexing, Analising
Reporting, dan Filing.
3. Rumah sakit umum pusat Dr. Sardjito
yogyakarta dalam sisitem penamaanya menggunakan nama pasien sendiri dan nama
keluarga pasien, sistem penomoranya menggunakan Unit Numbering System (UNS), sistem penjajaranya menggunakan Terminal Digit Filing (TDF), penyimpananya menggunakan sistem penyimpanan secara
sentralisasi, dan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta belum pernah melakukan
pemusnahan dokumen rekam medis.
B. Saran
Adapun saran yang
ingin pennulis sampaikan adalah:
1.
Sebagai rumah sakit pelayananan sekaligus rumah sakit berpendidikan
bertipe A Rumah Sakit Umum Pusat Dr.Sardjito
Yogyakarta dengan Apikes Citra Medika Surakarta hendaknya dapat
meningkatkan kerjasama dan memelihara hubungan baik yang selam ini telah
terjalin
2.
Kedepannya diharapkan tidak hanya kunjungan saja tetapi juga tempat praktek lapangan
dan tempat magang untuk mahasiswa Apikes Citra Medika Surakarta.
DAFTAR
PUSTAKA
Shofari, Bambang. 2004. Pengelolaan
Sistem Rekam Medis Kesehatan. Semarang
http://sardjitohospital.co.id/index.php?action=generic_content.main&id_gc=3. Diakses pada: Sabtu, 24
Januari 2015
LAMPIRAN
Langganan:
Posting Komentar
(Atom)
Online Casino Site | ① Slots | Casino Site
BalasHapusWe have hundreds of top casino site 카지노사이트 players 메리트 카지노 주소 enjoy every day of playing. From 인카지노 the most popular online slots to progressive jackpots, the casino is your